ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN (AGB)

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend AGB) regeln die Zusammenarbeit zwischen der EMBRACITY Consulting GmbH (nachfolgend EC) und ihren Auftraggeberinnen und Auftraggebern. Sie bilden den Standard für alles, was im einzelnen Angebot nicht abweichend geregelt ist.

Fassung September 2026

1. Geltungsbereich und Rangfolge

1.1 Diese AGB gelten für sämtliche Leistungen von EC, insbesondere für Executive Advisory, Beratungs- und Sparringsmandate, Team- und Organisationsbegleitungen, Workshops, Trainings und Referate.

1.2 Sie werden Bestandteil des Vertrages, wenn sie dem Auftraggeber vor Vertragsschluss zugänglich gemacht wurden, insbesondere durch Beilage zum Angebot oder durch Verweis mit Angabe der Fundstelle.

1.3 Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge:

individuelle schriftliche Vereinbarung
Angebot bzw. Vorgehensvorschlag einschliesslich seiner Rahmenbedingungen
diese AGB

Abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, soweit EC ihnen schriftlich zugestimmt hat.

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2. Zustandekommen des Vertrages

2.1 In einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch klären EC und der Interessent Ausgangslage, Erwartungen, Ziele und den möglichen Umfang der Zusammenarbeit. Verlangt es die Auftragskonstellation, werden weitere Beteiligte einbezogen, etwa auftraggebende Führungspersonen oder HR.

2.2 Der Vertrag kommt zustande, wenn der Auftraggeber ein Angebot von EC annimmt. Die Annahme kann schriftlich, per E-Mail oder mündlich erfolgen; üblich ist die Bestätigung per E-Mail.

2.3 Angebote sind ab Ausstellungsdatum 30 Tage gültig, sofern nichts anderes vermerkt ist.

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3. Leistungen

3.1 Leistungsumfang

Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot und orientiert sich an der individuellen Situation des Auftraggebers.
Angaben zu Frequenz, Dauer und Anzahl der Termine beschreiben den vorgesehenen Rhythmus der Zusammenarbeit. Sie sind keine Abrechnungseinheiten, sofern das Angebot nichts anderes festhält.
Leistungen, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, werden vorgängig abgestimmt und separat vereinbart.
Nicht enthalten sind Veranstaltungsorte, Verpflegung für Teilnehmende sowie Spesen und Drittkosten nach Ziffer 8.4.

3.2 Sorgfalt und Mitwirkung

EC erbringt ihre Leistungen mit der Sorgfalt einer erfahrenen Fachperson und handelt dabei objektiv, unabhängig und eigenverantwortlich.
Beratung, Advisory und Begleitprozesse sind freie, aktive und selbstverantwortliche Prozesse. EC begleitet Entscheidungs- und Veränderungsprozesse; die Entscheidungen trifft der Auftraggeber.
Der Auftraggeber stellt die erforderlichen Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung und steht für deren Richtigkeit ein. EC prüft übergebene Angaben lediglich auf Plausibilität.

3.3 Abgrenzung

EC schuldet eine sorgfältige Dienstleistung, nicht einen bestimmten Erfolg. Ein Geschäftsergebnis, eine Beförderung, eine Stelle oder ein sonstiges Resultat wird nicht zugesichert.
Die Leistungen von EC sind Executive Advisory und Beratung. Sie ersetzen keine psychotherapeutische, psychiatrische oder medizinische Behandlung. Zeigt sich im Verlauf ein entsprechender Bedarf, spricht EC dies an, und die Beteiligten klären gemeinsam den geeigneten Rahmen.
EC erbringt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung und keine Outplacement- oder Personalvermittlungsleistungen.

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4. Mehrmonatige Advisory- und Begleitmandate

Dieser Abschnitt gilt für Mandate, die über mehrere Monate laufen und einen fortlaufenden Arbeits- und Reflexionsraum umfassen.

4.1 Laufzeit und Rhythmus

Das Mandat beginnt mit dem vereinbarten Start und endet nach Ablauf der vereinbarten Dauer. Der konkrete Rhythmus richtet sich nach den realen Situationen des Auftraggebers und wird gemeinsam festgelegt.

4.2 Verhinderung auf Seiten EC

Kann EC vereinbarte Termine aus gesundheitlichen oder anderen zwingenden Gründen nicht wahrnehmen, werden diese zeitnah nachgeholt. Die Mandatsdauer verlängert sich entsprechend, ohne zusätzliche Kosten für den Auftraggeber.

4.3 Vorzeitige Beendigung

Der Auftrag kann von beiden Seiten jederzeit beendet werden, soweit Art. 404 OR anwendbar ist. Abzurechnen sind die bis zur Beendigung erbrachten Leistungen sowie die bis dahin angefallenen Kosten und getätigten Aufwendungen. Der Anspruch auf Ersatz des Schadens aus einer Beendigung zur Unzeit bleibt vorbehalten.
Soweit Art. 404 OR im Einzelfall nicht anwendbar ist, kann das Mandat von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat auf Ende eines Kalendermonats beendet werden; die bis zum Beendigungszeitpunkt fälligen Tranchen bleiben geschuldet.

4.4 Veränderte Ausgangslage

Verändert sich während des Mandats die Rolle, der Arbeitgeber oder die Zielsetzung des Auftraggebers, richten die Beteiligten die verbleibenden Elemente auf die neue Situation aus. Die vereinbarte Investition bleibt innerhalb des laufenden Mandats unverändert.

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5. Mandate im Unternehmenskontext

Dieser Abschnitt gilt, wenn eine Organisation die Zusammenarbeit finanziert — für die Begleitung einer einzelnen Person, eines Führungsteams oder der Organisation selbst.

5.1 Vertragsverhältnis und Arbeitsebene

Vertragspartnerin von EC ist die auftraggebende Organisation. Die inhaltliche Arbeit findet je nach Mandat mit einer einzelnen Person, mit einem Führungsteam oder mit definierten Gruppen innerhalb der Organisation statt.
Mandatsziele, Erfolgskriterien, Rahmen, Beteiligtenkreis und Vertraulichkeitsgrenzen werden vor Mandatsbeginn zwischen der auftraggebenden Organisation und den beteiligten Personen geklärt.
Änderungen an Zielsetzung oder Umfang werden mit der auftraggebenden Organisation vereinbart, nicht mit einzelnen Beteiligten.

5.2 Vertraulichkeit und Berichterstattung

Die inhaltliche Arbeit bleibt vertraulich. Gegenüber der auftraggebenden Organisation werden ausschliesslich vorgängig vereinbarte Informationen geteilt, in der Regel Mandatsziele, Erfolgskriterien und Fortschritt auf aggregierter Ebene.
Aussagen einzelner Personen aus Einzelgesprächen, Team-Sessions, Interviews oder Workshops werden nicht personenbezogen weitergegeben. Erkenntnisse fliessen verdichtet und nicht zuordenbar in Rückmeldungen an die Organisation ein.
Wünscht die auftraggebende Organisation eine weitergehende Berichterstattung, wird diese vor Mandatsbeginn mit allen Beteiligten transparent vereinbart.

5.3 Veränderungen im Beteiligtenkreis

Verlässt eine begleitete Einzelperson während des Mandats die auftraggebende Organisation, endet die Verpflichtung gegenüber der Organisation mit den bis dahin erbrachten Leistungen. EC ist grundsätzlich bereit, die Zusammenarbeit mit der begleiteten Person fortzuführen; Fortführung, Umfang und Finanzierung werden zwischen EC, der begleiteten Person und der bisherigen Auftraggeberin neu vereinbart.
Verändert sich die Zusammensetzung eines begleiteten Teams, wird das Mandat mit dem Team in seiner neuen Zusammensetzung fortgeführt. Umfang und Investition bleiben unverändert, soweit sich der vereinbarte Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich verändert.
Bereits erbrachte Leistungen bleiben in jedem Fall geschuldet.

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6. Workshops, Trainings und Referate

6.1 Veranstalterin von Workshops, Seminaren, Trainings und Team-Begleitungen ist stets die auftraggebende Organisation. Sie ist für Ort, Infrastruktur, Einladung und Teilnehmendenkreis verantwortlich.

6.2 Für einen allfälligen Versicherungsschutz der Teilnehmenden ist die auftraggebende Organisation bzw. die teilnehmende Person verantwortlich. EC stellt keinen Versicherungsschutz bereit.

6.3 Konzeption, Vor- und Nachbereitung sind Bestandteil des Angebots und werden bei einer Absage nach Ziffer 7 berücksichtigt.

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7. Termine, Verschiebungen und Annullationen

7.1 Einzeltermine innerhalb eines Mandats

Vereinbarte Termine können bis 48 Stunden vor dem Termin kostenfrei verschoben werden. Später abgesagte oder nicht wahrgenommene Termine gelten als bezogen.

7.2 Eintägige Workshops, Trainings und Referate

Bis 5 Arbeitstage vor Durchführung werden die effektiv erbrachten Vorarbeiten inklusive Spesen verrechnet.
Bei Rücktritt weniger als 5 Arbeitstage vor Durchführung werden 50 % des Angebotsbetrages verrechnet.
Nach Beginn wird der Gesamtbetrag geschuldet.

7.3 Mehrtägige Formate

Vereinbarte Durchführungsdaten können bis 60 Tage vor Durchführung kostenfrei verschoben werden. Danach gilt:

Wird ein Vorhaben um mehr als 12 Monate ab Vertragsschluss verschoben, gilt es als storniert, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.

7.4 Bereits erbrachte Konzeptionsleistungen

Wurde vor einer Stornierung Konzeptionsarbeit geleistet, hat EC Anspruch auf Entschädigung für die erbrachte Arbeit. Eine im Angebot vorgesehene Anzahlung bleibt in jedem Fall geschuldet.

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8. Honorar, Spesen und Zahlung

8.1 Honorar und Preise

Die im Angebot genannte Investition ist für die vereinbarte Mandats- bzw. Auftragsdauer fest. Preisanpassungen während eines laufenden Auftrags erfolgen nicht.
Für Anschluss- und Folgeaufträge gelten die zum Zeitpunkt der neuen Beauftragung gültigen Ansätze, soweit das Angebot nichts anderes zusichert.
Alle Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer von 8,1 %, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen.

8.2 Zahlungsmodell

Sofern das Angebot nichts anderes vorsieht, gilt: 50 % der vereinbarten Investition bei Auftragserteilung, 50 % zur Hälfte der vereinbarten Laufzeit. Bei Einzelveranstaltungen wird der Gesamtbetrag nach Durchführung in Rechnung gestellt.

8.3 Zahlungsfristen und Verzug

Die erste Tranche wird bei Auftragserteilung in Rechnung gestellt und ist vor Beginn der Leistungserbringung zu bezahlen.
Alle weiteren Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum zahlbar.
Bei Überschreiten der Zahlungsfrist tritt Verzug ohne Mahnung ein. EC kann die weitere Leistungserbringung bis zum Ausgleich offener Rechnungen aussetzen. Der Verzugszins richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.

8.4 Spesen, Reisezeit und Drittkosten

Persönliche Termine innerhalb der Stadt Zürich sind im Honorar berücksichtigt.
Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten für Durchführungen ausserhalb der Stadt Zürich werden nach effektivem Aufwand und gegen Beleg weiterverrechnet. Bahnfahrten erfolgen in der Regel in der 1. Klasse, Flüge in der Economy-Klasse.
Reisezeit wird bei produktiver Nutzung zu 100 %, bei nicht nutzbarer Reisezeit zu 50 % des vereinbarten Ansatzes verrechnet.
Die Kosten der im Angebot vorgesehenen diagnostischen Instrumente, beispielsweise Persönlichkeitsanalysen, sind im Investment enthalten, soweit das Angebot nichts anderes festhält.
Weitere Leistungen Dritter werden nur nach vorgängiger Abstimmung bezogen und effektiv weiterverrechnet.
Für regelmässige Anreisen oder erhöhten Koordinationsaufwand kann eine Pauschale vereinbart werden.

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9. Vertraulichkeit und Datenschutz

9.1 Vertraulichkeit

EC behandelt sämtliche im Rahmen der Tätigkeit bekannt gewordenen privaten, geschäftlichen und betrieblichen Informationen vertraulich, auch über das Ende des Vertrages hinaus.-
EC gibt vertrauliche Informationen nur weiter, soweit dies für die Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, und nur an Personen, die ihrerseits mindestens gleichwertigen Vertraulichkeitsverpflichtungen unterliegen.
Die Einbindung von Personen aus dem Umfeld des Auftraggebers, etwa im Rahmen von Stakeholder- oder Perspektivengesprächen, erfolgt ausschliesslich mit dessen Zustimmung und in einem gemeinsam festgelegten Rahmen.

9.2 Grenzen der Vertraulichkeit

Die Vertraulichkeitspflicht entfällt für Informationen, die öffentlich zugänglich sind, die EC ohne Vertraulichkeitsverpflichtung von Dritten erhalten hat, die EC bereits vorher bekannt waren, oder soweit eine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht.
Wird eine erhebliche Gefahr für Leib und Leben des Auftraggebers oder Dritter erkennbar, behält sich EC vor, die Vertraulichkeit im erforderlichen Umfang aufzuheben und eine geeignete Fachstelle beizuziehen. EC informiert den Auftraggeber darüber, soweit dies möglich und vertretbar ist.

9.3 Datenschutz

EC bearbeitet Personendaten nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz. Einzelheiten zu Art, Umfang und Zweck der Bearbeitung sowie zu den Rechten der betroffenen Personen finden sich in der Datenschutzerklärung auf www.embracity.ch.

9.4 Diagnostische Instrumente

Kommen Persönlichkeitsanalysen, Assessments oder vergleichbare Instrumente zum Einsatz, erfolgt dies nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person. Die für die betroffene Person bestimmten Ergebnisse werden ihr zur Verfügung gestellt und ohne ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Für die Bearbeitung durch den jeweiligen Anbieter gelten dessen Datenschutzbestimmungen, auf die EC vorgängig hinweist.

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10. Urheberrecht und Nutzungsrechte

10.1 Methoden und Materialien von EC

Das Urheberrecht an den von EC entwickelten Methoden, Modellen, Tools, Visualisierungen, Vorlagen und Schulungsunterlagen verbleibt bei EC. Diese Materialien dürfen ohne vorgängige schriftliche Zustimmung von EC nicht an Dritte weitergegeben, vervielfältigt, veröffentlicht, bearbeitet oder für vergleichbare Leistungen verwendet werden.

10.2 Persönliche Arbeitsergebnisse des Auftraggebers

Arbeitsergebnisse, die im Auftrag gemeinsam entstehen und die persönlichen Inhalte des Auftraggebers enthalten — beispielsweise Standortbestimmungen, Positionierungs- und Entscheidungsdokumente, Narrative oder Stakeholder-Landkarten — stehen dem Auftraggeber zur freien Verwendung für seine eigenen beruflichen Zwecke zur Verfügung. Er darf sie nutzen, aufbewahren, anpassen und nach eigenem Ermessen mit Personen seines Vertrauens teilen. Die Einschränkung nach Ziffer 10.1 bezieht sich auf die zugrunde liegenden Methoden und Vorlagen von EC, nicht auf die persönlichen Inhalte des Auftraggebers.

10.3 Referenznennung

EC nennt Auftraggeber nur mit deren vorgängiger Zustimmung als Referenz. Bei Einzelmandaten erfolgt eine Nennung ausschliesslich mit ausdrücklicher Einwilligung der begleiteten Person.

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11. Beizug Dritter

EC kann für die Erbringung vereinbarter Leistungen Dritte beiziehen und hält dazu bei Bedarf Rücksprache mit dem Auftraggeber. EC stellt sicher, dass beigezogene Dritte den Vertraulichkeitsbestimmungen dieser AGB unterstehen, und haftet für deren Arbeit wie für die eigene.

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12. Haftung

12.1 Die Tätigkeit von EC ist eine Dienstleistungstätigkeit. Ein bestimmter Erfolg ist weder geschuldet noch garantiert.

12.2 EC haftet für Schäden, die sie absichtlich oder grobfahrlässig verursacht. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit wird im gesetzlich zulässigen Umfang wegbedungen.

12.3 Soweit gesetzlich zulässig und sofern kein Vorsatz und keine grobe Fahrlässigkeit vorliegt, ist die Haftung für indirekte Schäden und Folgeschäden ausgeschlossen, insbesondere für entgangenen Gewinn, entgangene Einsparungen oder Ansprüche Dritter.

12.4 Soweit gesetzlich zulässig und sofern kein Vorsatz und keine grobe Fahrlässigkeit vorliegt, ist die Haftung auf den Betrag des betreffenden Auftrags beschränkt.

12.5 Zwingende gesetzliche Haftungsbestimmungen, insbesondere bei Personenschäden, bleiben vorbehalten.

12.6 Der Versand und die elektronische Übertragung von Daten erfolgen auf Gefahr des Auftraggebers. Beide Parteien sind für die Sicherung ihrer eigenen Daten verantwortlich.

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13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

13.1 Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss kollisionsrechtlicher Bestimmungen und des UN-Kaufrechts.

13.2 Die Parteien setzen alles daran, Meinungsverschiedenheiten einvernehmlich zu lösen.

13.3 Gelingt dies nicht, sind die ordentlichen Gerichte am Sitz von EC in Zürich zuständig. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben vorbehalten, insbesondere die Gerichtsstände für Konsumentinnen und Konsumenten nach der Schweizerischen Zivilprozessordnung.

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14. Änderungen dieser AGB

EC kann diese AGB jederzeit anpassen. Für einen laufenden Auftrag gilt die Fassung, die bei Vertragsschluss in Kraft war.

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15. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB oder des Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.

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